“企業(yè)信息化，從OA開始” 這句話在中國的企業(yè)內(nèi)曾經(jīng)被廣泛流傳。
所謂OA，即辦公自動(dòng)化，是辦公工作處理的自動(dòng)化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。OA主要推行一種無紙化辦公模式。
OA自80年代中后期誕生以后，經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟。在市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境快速變化的驅(qū)動(dòng)下，OA似乎已經(jīng)成為未來企業(yè)辦公的趨勢(shì)。
那么，為什么企業(yè)需要OA系統(tǒng)？
相信此前已經(jīng)有很多的文章對(duì)這個(gè)問題已經(jīng)做出了解答。譬如，功能全面，提高工作效率、搭建企業(yè)信息知識(shí)平臺(tái)、為構(gòu)建信息化提供良好基礎(chǔ)、降低日常運(yùn)營成本等等。
但是今天筆者想從錢這個(gè)角度來談?wù)勂髽I(yè)為什么需要OA系統(tǒng)。
首先，構(gòu)建幾個(gè)沒有OA的場(chǎng)景，讓大家感受一下。
小A右手旁邊是一疊堆積如山的文件，使用鼠標(biāo)的時(shí)候動(dòng)作只要稍微大一點(diǎn)就會(huì)碰到，打開execl是一排擠的密密麻麻的工作簿。每個(gè)工作簿上的數(shù)據(jù)多達(dá)千條，每次糾錯(cuò)查找的時(shí)候，感覺眼珠都快盯出來了。
Z是某大公司的行政人員，他們部門有十幾個(gè)人。Z說，部門效率很低，不僅慢而且人員冗雜。如果有一套OA系統(tǒng)的話，應(yīng)該只要1~3人就能完成工作。
再來算一筆賬。員工約200人的某企業(yè)如果使用惟快云定制開發(fā)一套OA系統(tǒng)只要5萬元，用時(shí)間能達(dá)到數(shù)十年。如果不用OA系統(tǒng)的話，先來說說紙張成本，以10年為期。根據(jù)16年的數(shù)據(jù)顯示，普通上班族，每人每年使用10000張紙。以20元一包的打印紙來算，一包打印紙有500張。
某企業(yè)10年用紙量：200*10000*10=20000000張
總成本：20000000÷500*20=80萬元
還有打印機(jī)、局域網(wǎng)、墨粉盒等等一系列硬件設(shè)備的成本；簽字筆的采購費(fèi)用以及差旅和電話費(fèi)用。
現(xiàn)在，回到為什么企業(yè)需要OA系統(tǒng)的問題。從上述可以得出結(jié)論：
企業(yè)使用OA→提高工作效率/提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力→可以賺錢
企業(yè)使用OA→減少人力成本/減少硬件設(shè)備成本→可以賺錢
企業(yè)使用OA系統(tǒng)到底有沒有必要?
隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)這幾年來的快速發(fā)展，對(duì)企業(yè)經(jīng)營和企業(yè)信息化造成了全方位的沖擊。
這種沖擊可以體現(xiàn)在企業(yè)日益增多的問題上，你有沒有覺得，自己的公司工作的效率越來越慢？你有沒有覺得，別人公司如有神助，每次都可以精準(zhǔn)發(fā)現(xiàn)用戶需求，達(dá)到效益最大化？你有沒有覺得，客戶滿意度越來越低，客戶越來越少？你有沒有覺得投入越多，成本卻越來越高？
那么，你難道沒有一刻曾經(jīng)意識(shí)到，在大環(huán)境不斷變化下的今天，公司已經(jīng)不能再延用以前的模式，必須信息化轉(zhuǎn)型，而OA系統(tǒng)就是一款非常適合中小企業(yè)作為信息化的入門級(jí)應(yīng)用。
在上文中，我們已經(jīng)佐證了，無論是人力成本還是硬件設(shè)施的成本上，還是辦公體驗(yàn)和辦公效率上來說，企業(yè)使用OA系統(tǒng)都是很有必要的。
當(dāng)然如果你不在乎自己的公司能不能賺錢，不在乎自己的公司活不活得下去，也不在乎公司燒不燒錢，你大可不必使用OA系統(tǒng)。
企業(yè)如何選擇OA系統(tǒng)？
在解決這個(gè)問題之前，企業(yè)需要先問自己3個(gè)問題。
我想要解決什么問題？我的需求是什么？
我能接受的成本范圍是多少？
什么因素會(huì)推動(dòng)我決策？（穩(wěn)定、易用、靈活……）
首先，明確企業(yè)需求。
需要明確的是企業(yè)的需求和目標(biāo)、需要解決哪些痛點(diǎn)和需要改善的問題。然后看需求和OA品牌服務(wù)是否匹配，譬如某金融公司想要做一個(gè)與自身的業(yè)務(wù)系統(tǒng)打通、與企業(yè)流程相融合的OA系統(tǒng)，但是某OA品牌的OA只能作為一個(gè)完整的平臺(tái)存在，并不能與其他系統(tǒng)、流程進(jìn)行融合。在這樣的情況下，企業(yè)需求和OA服務(wù)是不匹配的，企業(yè)削足適履是本末倒置的。
其次，明確可接受成本。
很多時(shí)候中國的企業(yè)采購，成本是考慮的首要因素。企業(yè)需要明確能夠自身接受的成本范圍，“好用不貴”或許是大家都樂見其成的選擇。
最后，明確產(chǎn)品能力。
產(chǎn)品是否具有安全穩(wěn)定、易用靈活、可拓展升級(jí)、極速智能的能力等等。在基于企業(yè)當(dāng)前的管理需求下，產(chǎn)品的哪些能力是企業(yè)當(dāng)前迫切需要的。
如果企業(yè)明確了這3個(gè)問題，在選擇OA系統(tǒng)的時(shí)候大致可以心中有數(shù)了。
